《搞定I》是风靡全球的经典畅销书《Getting Things
Done——搞定无压工作的艺术》这本书的俗称,作者是美国的戴维·艾伦。该书推演出来的一套称为“GTD”的事务和时间管理方法及体系。虽然已经出版了五个年头,但依然是个人管理中GTD的经典之作,值得一看。

按照GTD的原理使用doit.im进行行动管理已经有一段时间,期间也累

积了不少困惑。近日速读这本书,常常为其中的不少段落所“中枪”,恍然大悟,决心改进。它让我更坚信GTD的高效之处,所有目标的实现都要藉由聚焦每一天的行动去实现,而GTD就是最好的行动管理法则。

此次阅读,使我结合正在实践的经历,形成了几点更为坚定的认识。

1.收集箱要常清常空

文中提到:当你对个人管理系统失去控制的时候,往往更容易倾向于应付手头上那些并非十分重要的事情,我们经常以此为借口逃避堆积如山的工作。

文中提到:成功收集的三个必要条件:(1)每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中,而不是在你的大脑里。(2)你应该尽可能地控制收集工具的数量,越少越好、够用即可。(3)你必须定期地清空这些设备。

成功收集的三个必要条件中,前两个条件,我都能坚持好,但第三个,有时会做不到位。doit.im的收集箱有时堆积得多起来,心里就会产生完全不想去碰它的念头,不信任它,进而后面的环节被打乱了。doit.im是我的每日行动管理系统,倘若我很长时间没有对这个系统进行清理和更新的话,系统会远远落后于客观情况,更新一次系统将会比较费力,无法保证它的有效性,你会开始不去看收集箱,反而把注意力投放在那些紧急但不重要的事情上。

原因之一是清空收集箱的习惯还不够巩固,原因之二是很多事情都想完成,总想全面,所以以前在处理收集箱时,总不愿删除一些无法应付的事情。但事实是人的精力是有限的,只能挑重要的去完成。好在做了今年年度目标和计划以后,在取舍这方面有标准了。学会放弃一些事务,做做“减法生活”,在清空收集箱上的积极性自然增高了。

为了巩固清空收集箱的习惯,给自己做了个《新习惯登记表》,明确了清空收集箱的每天最佳预期时间、成功坚持100天的奖励,以及失败的惩罚。措施是有效的,这段时间以来,收集箱保持极高的清爽度。

@发愤的草莓的《新习惯登记表》.jpg

2.注意区分出哪些收集到的内容是项目的辅助信息

文中提到:项目支持资料不是项目的行动,也不是项目提示。它只是支持项目行动和决策的辅助信。

文中提到:如果你对活页本或者计划手册情有独钟的话,一定要存储足够的空白页,这样每当一个主题或者项目出现时,你就可以马上为它配备上一页。

在收集箱中,常常会收集到一些说不出类别的内容,说它是行动,又不像,说它不是行动吧,它又确确实实是跟某些事务项目相关的点子。经过书上此话点拨,才明白,原来收集的内容,除了可能是行动,可能是项目,还有可能是“项目的支持资料”。

比如看到某个东西特别有意思,心里很想买,就会把它存入收集箱,在处理和组织的过程中,如果把“想买某物”放到“将来也许”的版块中,很容易就会堆积太多的内容在这个版块里,以致于检视这个版块时耗时过多

现在,我能意识到,在doit.im收集箱出现的内容,不一定最后一定会流转到这个软件的其它版块,是以前的思想受束缚了。现在,我会在活页纸万用手册中开出几张空白页,收集各种各样的不适合录入doit“将来也许”版块的内容,比如一些关注的书名录入doit收集箱后,我就会把它抄入万用手册活页纸“想买的书”这个项目的页面。

3.“重行动,轻思考”是不可取的

文中提到:学会在日常工作中不断问自己“我为什么要做这个?”、“这事情要是做成了会是什么样子?”才是最有效的——这会对你产生极为深远的影响。

以前,灵感一出现,就想马上着手去付诸行动,可以说是,重行动,轻思考。而GTD则更为强调行动前需要大量思考的做法。

这样做的好处是,想明白这个行动想要做到一个什么样的效果,达成以后会出现什么样的情况,对于做好行动本身很有指导意义。

譬如“上知乎看看知识管理的精华帖子”这则行动提示,因为没有写明想要做到什么样的效果,所以写完后去执行时,不知道什么时候可以停下来,把这则行动打勾作为“已完成”的行动。

因此,在行动前,要思考明白到底自己的目的是什么。如果把它改成“上知乎找到知识管理的精华帖子,抄录其中优质的内容,以便于进行实践”,这样做起来就明晰多了。由此及彼,我也想到了年度目标的制定,最好在表述中也能写清晰自己这个目标想要达到的效果,在执行时才不会犯晕。

此外,在有精力和时间思考时,就批量地思考和处理一堆收集到的内容,把它们加工为可以执行的行动提示,而等到有时间和条件去行动时,就批量地按行动提示直接去执行,不需要再过量地思考了,可以有效地节约不同行为之间的切换时间

4.近期关注的项目需要日计划时都看一遍

人的大脑有限,记不住太多的东西,有些你以为理所当然会记住的内容,可能恰恰在忙碌起来就忘掉了。因此,需要常常去检视关注的项目,唤起自己的灵感,以便于对行动的进行预判

一旦能养成每天都看一下都要关注哪些项目,有些事情就好办了。

比如每个月要固定完成的若干个习惯,它们没有固定时段的要求,只需要有时候尽快完成就好。对于这些习惯,我常常十分头痛如何设定提醒方式的问题。等到看完这本书,突然就有点子了。可以把这些习惯以“某月月习惯”为名存入doit.im作为一则项目,这些具体的习惯作为项目的内容自然都进入了“下一步行动”。每日做计划如果预计到今天有时间,会在检视时自然而然地把它们拉入“今日执行”,于是便可以慢慢把月习惯落实完毕。

5.计划为了把超前的焦虑变成超前的思考和策划

文中提到:当人们把自己的角色从抱怨者和受害者转换成为自己的主宰者时,权力感就产生了。

文中提到:当你的大脑中产生了一个清晰的镜像,描绘出你所渴求的事物,并且专注于这个事物时,你的大脑就会自动帮助你捕获生活中的相关信息了。

人们常说,计划赶不上变化。还有的人,听别人说在做计划,就心里嘀咕“有病吧,做什么计划?”其实,出此言者,多为不知道计划的好处。

能用计划去规划的事务,多是“紧急-重要四象限”中的第二象限的事务——重要但不紧急的事务。这些事务,如果不加以关注,当它慢慢累积到一定程度,突然间就在某一天爆发成为一件十分紧急的事情,让你在他的皮鞭追赶下去生活,找不到对生活的掌控感,好像驾驶着船舶却抓不住罗盘一样。

我不喜欢这种被追着、赶着,喘不过气的生活状态,因此务必要去做计划。年计划、月计划还不够,日计划是更需要坚持的。

也有人会疑惑,做计划那么多时间,还不如把这些时间直接拿去干活就好了,直接行动啊!可是,殊不知,没有思考的行动是茫然的,很可能就会瞎忙。而制定了计划以后,可以有效定夺,知道不该投入精力的事情就可以不必去关注,只做少量的那些非常重要的事情。按照二八原则,这样能够事半功倍,岂不美哉?

阅读最大的益处是能够促使的行动的改变,《搞定I》这本书很好地促动了我,绝对可以给它五星优评。

@发愤的草莓
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