1      公司介绍

西安海思威软件有限公司于2009年2月注册成立,海思威软件公司隶属于海思威集团,位于交通十分便利的西安经济技术开发区。公司致力于中国本土式销售管理的研究与管理软件产品的开发,是国内具有自主知识产权的最专业的销售管理产品与服务提供商。

公司由20多名优秀的技术人才、管理人才、行业专家共同组成,其中博士占5%、硕士20%、本科65%以上,公司设立专门的行业研究机构,致力于行业销售管理模型的研究和钻研。海思威人秉承“专业、务实、高效、创新”的经营理念,以做中国本土销售管理领跑者为战略定位,以人为本,创新为根,构建拥有核心竞争力的现代化技术企业。

公司拥有资深的行业背景,从中国企业销售现状出发,针对销售管理过程的管理特点,结合实际的行业特性,“专注销售、锁定行业”,为企业提供最先进、最专业、最高性价比的本土化销售管理全面解决方案。通过不断的创新和积累,海思威软件“销傲”中国式销售管理平台(HSW
Chinese Sales Management
Platform)产品系列覆盖医药、电子机械、日用品、酒、服装、贸易、电器、IT等领域。

海思威软件期望以最便捷、简单的方式提供务实的解决方案,多维度解决企业运营中最核心的“销售管理”问题,提供销售上下游全方位动态透视及标准化引导,全面节省销售运营成本、降低销售风险、提升销售绩效、增强企业综合竞争力。带给客户轻松和高效的管理方式、实现销售增长,是海思威产品及服务所追求的客户价值和品牌内涵。

2      销傲销售过程管理系统

2.1    系统总体介绍

销傲销售过程管理系统是针对医药生产企业和经营企业管理而开发的专业医药销售一体化管理软件,是以“精细管理、过程监控”为设计理念,全面满足医药流通行业中的商业批发及连锁分销企业的信息化管理需求,充分发挥专业、平台、灵活等优点。集进销存、财务、新版GSP、CRM客户管理、OA办公、销售过程管理(事前、事中、事后的全方位“过程监控”管理)、统计分析于一体。支持代理、分销和纯销三种销售模式,深度挖掘行业的管理特征,充分满足医药生产经营企业的各种需求。该软件从医药经营企业的采购、入库和销售出库的基础上,对各个环节包括人流、物流、供应商、客户、终端、资金流(应付款和应收款)、信息流、费用(差旅费、广告费、邮寄发货费等)、市场管理(学术活动)、资源管理(宣传册、礼品等)、投标、销售任务和完成情况、流向、纯销、合同(销售协议)、终端医院药店开发、开票(采购开票、销售开票、采购高开票、销售高开票)、高开票返款核算、对销售人员的管理和引导、竞争对手、售后服务、以产品为中心做终端调查进行统一系统的管理流程中的行为,帮助企业优化业务流程,加快资金周转,降低运营成本,增强企业应变能力,提高企业持续盈利能力及市场竞争力,实现业务信息的电脑全程记录和把控,全面提升企业的经营管理水平。 

2.2    新版GSP介绍  

销傲GSP管理系统是支持服务器中央处理和多客户终端的业务管理系统,能覆盖企业内药品的在库药品的分类、存放和相关信息的检索、购进、入库验收、在库养护、销售、出库复核记录和管理。能够实时控制并记录药品经营各环节和质量管理全过程;能全面记录企业经营管理及实施《药品经营质量管理规范》方面的信息,在系统中设置各经营流程的质量控制功能,与采购、销售以及收货、验收、储存、养护、出库复核、运输等系统功能形成内嵌式结构,对各项经营活动进行判断,对不符合药品监督管理法律法规以及《规范》的行为进行识别及控制,确保各项质量控制功能的实时和有效;符合《药品经营质量管理规范》对药品经营各环节的要求,并具有可以实现接受当地(食品)药监管理部门的监管的条件;实现药品质量可追溯,并符合电子监管的实施条件和满足企业发展的要求。

销傲GSP管理系统可以提高企业管理水平、提高企业工作效率、规范企业经营质量管理、为数据共享提供便利并便于监管。

销傲软件是基于平台化、架构化的产品,具有灵活的业务流程组织方式,企业可以根据管理需要进行业务流程优化,建立与经营活动完全吻合的质量管理循环程序,满足企业经营效率与质量管理控制的双重需要;销傲软件提供国家规定的GSP报表,满足医药企业对GSP管理的需求。

2.2.1           质量控制

系统将审核合格的供货单位、购货单位及经营品种等信息备案,建立质量管理基础数据库并有效运用。

(一)质量管理基础数据包括供货单位、购货单位、经营品种、供货单位销售人员资质、购货单位采购人员资质及提货人员资质等相关内容。

(二)质量管理基础数据与对应的供货单位、购货单位以及购销药品的合法性、有效性相关联,与供货单位或购货单位的经营范围相对应,由系统进行自动跟踪、识别与控制。

(三)系统对接近失效的质量管理基础数据进行提示、预警,提醒相关部门及岗位人员及时索取、更新相关资料;任何质量管理基础数据失效时,系统都自动锁定与该数据相关的业务功能,直至数据更新和生效后,相关功能方可恢复。

(四)质量管理基础数据是企业合法经营的基本保障,须由专门的质量管理人员对相关资料审核合格后,据实确认和更新,更新时间由系统自动生成。

(五)其他岗位人员只能按规定的权限,查询、使用质量管理基础数据,不能修改数据的任何内容。

2.2.2           功能操作权限控制

系统严格按照管理制度和操作规程进行数据的录入、修改和保存,以保证各类记录的原始、真实、准确、安全和可追溯。

(一)各操作岗位通过输入用户名、密码等身份确认方式登录系统,并在权限范围内录入或查询数据,未经批准不得修改数据信息。

(二)修改各类业务经营数据时,操作人员在职责范围内提出申请,经质量管理人员审核批准后方可修改,修改的原因和过程在系统中予以记录。

(三)系统对各岗位操作人员姓名的记录,根据专有用户名及密码自动生成,不得采用手工编辑或菜单选择等方式录入。

(四)系统操作、数据记录的日期和时间由系统自动生成,不得采用手工编辑、菜单选择等方式录入。

2.2.3           数据安全性

系统有严密的安全体系,支持多种安全认证方式,采用多级安全控制方法(如操作系统级、数据库级、应用系统级和数据操作级等);避免非法操作带来的数据安全性困扰,防止病毒破坏及黑客攻击;保证数据处理、传输和存储全过程的安全性,设有数据备份和恢复机制,保证意外事故后数据能快速全面恢复;禁止系统中的数据非授权访问,保障信息网络正常运行;保证数据不被盗窃、不被篡改,并保存完整备份,系统具有账户管理功能、操作查询功能、帐号使用日志等功能。对任何操作系统都留有痕迹。

2.2.4           其他特性

(一)采用B/S架构,突破时间和空间限制;

(二)与业务管理系统完全一体化,实现质量管理与业务管理信息的共享、互通、共用;

(三)可根据企业的需要制定个性化的GSP管理流程,把GSP管理融合于业务处理流程,建立与经营活动完全吻合的质量管理,既保证药品质量管理的要求,又能够满足企业经营效率和管理控制的需要。

(四)运用色标管理方式对库存药品的质量状态进行直观的管理;

(五)提供预警和报警功能。对老批号、近效期药品预警和报警,自动生成药品催销信息;

(六)对供应商证照、客户证照、商品图片进行管理;

(七)提供与温湿度控制仪器、物流技术设备集成应用的接口,满足GSP对库房自动化管理的需要;

(八)提供规范、标准的GSP查询报表;

3      GSP功能概述

针对GSP实施严把“八关”的核心,即:进货渠道关、到货验收关、在库养护关、冷链关、出库复核关、运输过程关、票据关、售后服务关,将质量管理渗透到企业的各项业务环节中,形成完整的质量控制体系,让质量管理深入到企业的各个方面,使GSP管理与公司管理紧密结合。如:采购业务处理时可以通过GSP进行供应商资质审核、药品经营审批、药品申验;建立GSP质量控制专有的药品养护管理、化验室管理功能;GSP结合库存业务管理,进行入库商品质量验收、药品报损审批、药品停售管理、登记和管理药品台帐、药品保质期预警、近效期药品催销等;与销售业务融合,进行销售出库复核、对客户经营品种资质控制,防止客户超范围经营等。

3.1    质量基础数据管理 

3.1.1           供货单位

(一)《药品生产许可证》或者《药品经营许可证》;

(二)营业执照及其年检证明;

(三)《药品生产质量管理规范》认证证书或者《药品经营质量管理规范》认证证书;

(四)相关印章、随货同行单(票)样式;

(五)《税务登记证》和《组织机构代码证》

(六)开户户名、开户银行及帐号;

(七)资质自动控制:定期提示、超期锁定;

(八)批发企业应根据其经营范围自动识别经营的品种类别,拒绝其超范围供应商品;

(九)生产企业应根据其生产范围和GMP证书范围自动识别品种类别,拒绝其超范围供应商品;

(十)与供应商业务员信息管理,可自动锁定。

3.1.2           购货单位

(一)分类:生产、经营(批发和零售)、使用(医院、诊所、社区、医药机构);

(二)系统可根据客户经营资质分别授权、超范围销售品种可自动拒绝;

(三)客户合法资质的有效期有系统自动控制、提示更新和超期锁定;

(四)对方采购人员及提货人员的管理。

3.1.3           药品资料

(一)品种范围包括:药品、中药材及中药饮片、 非药品:医疗器械、保健品、
食品、 化妆品;

(二)相关合法证明材料及有效期;

(三)与经营范围相对应的类别;

(四)养护类别与有效期,入库时间关联和自动生产养护计划。

(五)与供应商业务员有关信息管理,自动锁定;

(六)存储类别:特殊、冷藏 、阴凉 、常温等。

3.1.4           销售人员

(一)业务员历史代理信息查询;

 (二)核实代理单位的唯一性;

 (三)自动控制授权有效期限;

 (四)自动控制代理授权区域、品种及其他权限;

 (五)与所代理供应商和资质有效期关联,超期锁定。

 (六)对方采购人员及提货人员的管理

3.1.5           质量管理文件

(一)数据控制:当任一质量管理基础数据失效,系统应当对与该数据相关的业务功能自动锁定,直至该数据更新、生效后相关功能方可恢复;

(二)供货单位及构货单位、经营品种、供货单位销售人员资质,其中任何一个资质的过期货失效,系统自动锁定相关业务工作。

(三)数据应用:各操作岗位只能按照规定权限查询、应用质量管理基础数据,不能修改数据的任何内容;

(四)数据管理:质量管理基础数据是企业合法经营的基本保障,应由专职质量管理人员对相关资料审核合格后据实录入、更新。

3.1.6           数据关联

质量管理基础数据应当与对应的企业或产品的合法性、有效性相关联,由系统进行自动跟踪、识别与控制;

采购时:供货单位与经营品种、供货单位销售人员关联。

储存时:经营品种与库房的条件关联。

销售时:经营品种与购货单位的生产范围、经营范围或者诊疗范围关联。

运输时:销售品种与运输工具相关联

3.2    采购环节功能 

药品采购订单中的质量管理基础数据应当依据数据库生成。系统对各供货单位的合法资质,能够自动识别、审核,防止超出经营方式或经营范围的采购行为发生。

(一)采购订单确认后,系统自动生成采购记录。

(二)采购员资质与业务系统关联,质量管理部控制;

(三)采购员口令密码的唯一性、系统自动控制权限;

(四)采购订单的实现受控于质量管理基础数据库;

(五)采购订单确定后,自动生成采购记录,接受质量管理监控,能够由收货、验收岗位查询,调取数据;

(六)无质量保证协议、运输协议不能生成要货计划;

(七)系统拒绝生成计划时,应显示原因;

(八)特殊管理药品采购,实行渠道控制;

(九)从批发商采购药品,实行经营范围、合法资质自动识别。

3.3    收货环节功能

药品到货时,系统支持收货人员查询采购记录,对照随货同行单(票)及实物确认相关信息后,方可收货。

(一)系统支持收货人员查询采购订单。

(二)系统支持收货人员查询到或品种的基础信息。

(三)系统支持收货人员记录相关到货信息。(冷链品种)

(四)核对确认到货信息后,交由验收组验收;

(五)冷链收货记录内容包括药品名称、数量、生产企业、发货单位、运输单位、发运地点、起运时间、运输工具、到货时间、到货温度、收货人员;

(六)冷链销售退货提供售出期间温度控制和温度相关数据。

(七)到货时应附有同批号的药品检验报告书(纸质或电子版)并加盖企业原印章,供货单位为批发企业的,加盖其质量管理专用章原印章。

3.4    验收环节功能

验收人员按规定进行药品质量验收,对照药品实物在系统采购记录的基础上录入药品的批号、生产日期、有效期、到货数量、验收合格数量、验收结果等内容,确认后系统自动生成验收记录。

(一)系统根据药品批发企业的药品基础信息的管理类别及储存特性,自动提示相应的储存库区。

(二)验收员输入口令密码后,在专用界面上进行实物验收;

(三)系统支持收货人员查询供货单位和到货品种的基础信息。

(四)采购记录的基础上验收员录入批号、效期、生产日期、数量、运输工具等内容后,系统自动显示验收结论及验收员姓名;

(五)根据不同的验收结论,支持对采购记录的拆分。

(六)打印或传输入库指令,通知仓库入库指令;

(七)系统根据基础数据库,自动分配入库类别。

3.5    养护环节功能 

系统按照药品的管理类别及储存性,自动提示相应的储存库区。系统依据质量管理基础数据的养护制度,对库存药品按期自动生成养护工作计划,提示养护人员对库存药品进行有序、合理的养护。系统对库存药品的有效期进行自动跟踪和控制,具备近期预警提示、超有效期自动锁定及停销等功能。

(一)库内实行全区域自动检测、报警;

(二)库存药品依据质量管理基础数据库、验收记录,自动、定期形成养护计划;

(三)系统可自动提示、预警近效期药品储存情况;

(四)系统可自动提示养护工作进度及考核。

3.6    销售环节功能

药品批发企业销售药品时,系统依据质量管理基础数据及库存记录生成销售订单,系统拒绝无质量管理基础数据或无有效库存数据支持的任何销售订单的生成。系统对各购货单位的法定资质能够自动识别并审核,防止超出经营方式或经营范围的销售行为发生。

(一)销售订单确认后,系统自动生成销售记录。

(二)系统可根据基础数据库自动识别客户分类,自动识别经营范围,拒绝超范围品种的销售;

(三)销售开票确认后,自动生成销售记录,生成出库指令,显示开票员的身份

(四)自动匹配销售员及相关资质的审核。

(五)销售开票后,系统将自动对应批号的检验报告书。

3.7    出库及复核功能

药品批发企业系统将确认后的销售数据传输至仓储部门提示出库及复核。复核人员完成出库复核操作后,系统自动生成出库复核记录。

(一)依据销售开票指令,系统自动接受出库指令,生成拣货计划;

(二)复核员在专用界面上进行复核操作,支持生成相应的质量复核结果,标明复核员姓名,自动生成出库记录,支持相应的统计、分析、查询。

(三)系统自动分配拣货任务,并跟踪拣货进程,确定拣货负责人;

3.8    销售退回功能

(一)处理销后退回药品时,能够调出原对应的销售、出库复核记录;

(二)
对应的销售,出库复核记录与销后退回药品实物信息一致的方可收货、验收、并依据原销售,出库复核记录数据以及验收情况,生成销后退回验收记录;

(三)退回药品实物与原记录信息不符,或退回药品数量超出原销售数量时,系统拒绝药品退回操作;  
            

(四)系统不支持对原始销售数据的任何更改。

(五)依据原销售出库记录数据,生成售后退回申请单;

(六)由原销售开票员确认,销售负责人审核;

(七)收货人员核对实物后,交由验收人员进行质量验收;

(八)在销后退回界面中,系统拒绝非本公司销售药品的退回;

(九)系统自动生成销后退回记录。

(十)冷链退货药品需检查退货方提供的温度控制说明文件和售出期间温度控制的相关数据,对于不能提供的或者不符合规定的应当拒收,做好记录并报质量管理部门处理。

3.9    购进退出环节功能

(一)近效期药品可自动提示退回任务;

(二)根据原购进入库记录数据生成购进退出记录;

(三)明确购进退出原因及负责人;

(四)质量管理部审核确认后,方可完成退出。

3.10      疑问药品控制功能

(一)各岗位人员发现质量有疑问药品,按照本岗位操作权限实施锁定,并通知质量管理人员。

(二)被锁定药品由质量管理人员确认,不属于质量问题的,解除锁定,属于不合格药品的,由系统生成不合格记录。

(三)系统对质量不合格药品的处理过程、处理结果进行记录,并跟踪处理结果。

(四)对各环节发现的质量有疑问的药品,系统自动锁定,由质量管理人员进行处理;对确认无质量问题的,只能由质量员解除锁定;

(五)对确认不合格的药品,由质量员转入不合格台账,实物转入不合格。

3.11      运输环节功能

系统对药品运输的在途时间进行跟踪管理,对有运输时限要求的,提示或警示相关部门及岗位人员。

(一)运输过程温度记录;

(二)
委托运输协议,承运方知道并执行符合要求的运输标准操作规程,对运输过程中温度控制和实施检测要求,明确在途时限以及运输过程中的质量安全责任

(三)记录发运信息,建立运输记录,内容包括运输工具启用时间;

(四)药品运输的在途时间进行自动跟踪;

(五)委托运输的支持生成药品委托运输记录。

3.12      电子监控码

(一)电子监管码入库管理;

(二)电子监管码出管理;

(三)票据追踪附码及上传。

3.13      票据管理

(一)票货一致;

(二)采购药品时,企业向供货单位索取发票。发票应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等;不能全部列明的,应当附《销售货物或者提供应税劳务清单》,并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码;

(三)发票上的购、销单位名称及金额应当与付款流向及金额一致,并与财务账目内容相对应。

(四)药品到货时,收货人员核实运输方式是否符合要求,并对照随货同行单(票)和采购记录核对药品,做到票、账、货相符。随货同行单(票)应当包括供货单位、生产厂商、药品的通用名称、剂型、规格、批号、数量、收货单位、收货地址、发货日期等内容,并加盖供货单位药品出库专用章原印章。

(五)药品出库时,附加盖企业药品出库专用章原印章的随货同行单(票)。

3.14      冷链管理

(一)冷链温度自动记录;

(二)冷链委托承运管理:1
运输资质文件、运输设施设备和检测系统证明及验证文件、承运人资质证明、运输过程温度控制及检测
2对承运的运输设施设备、
人员资质、质量保障能力、安全运输能力、风险控制能力进行委托前和定期审计、审计报告存档;

(三)检测数据存储和计算机系统连接。

3.15      设备设施档案

设备设施档案记录和设施设备维护保养记录

3.16      售后

组织药品召回管理、不良反应报告、组织质量体系风险评估、对被委托药品承运方运输条件和质量保证能力的审查等

3.17      文件制度

质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程、档案、报告、记录和凭证。

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