第4节:理好自己的文件(1)

  002 理好自己的文件

  很多员工似乎并不在意自己的文件,办公桌上、电脑里的文件堆得乱七八糟,用的时候怎么也找不到,浪费心情又花费时间,工作效率也低了下来。很多人工作失误的原因就是不知道如何整理自己的文件。
  文件管理对于一个公司来说有着举足轻重的作用。一个运转良好的公司,其文件管理系统一定是规范而清晰的。
  文件管理制度——对所有文件的管理制度,包含编写、审批、执行、控制、保存等,甚至文件的模板、字体、字号、段落必须有严格的规定,必须符合公司统一的CI形象。
  文件的分类——按内部文件、部门文件、外来文件、外发文件、机密文件等分门别类。确保文件查找、执行得准确、快速。
  文件的整理——定期检查、监督。
  文件的执行与控制——责任到人,有章可依,有据可寻。
  文件的归档与保存——专人负责。
  以上这些对于一个公司是必须要做的事情,而对于一个优秀的员工来讲,这也是我们应该做的。整理好自己的文件是我们的一项基本能力,文件整理好了对我们的工作能起到事半功倍的效果,反之,我们的工作效率便会大大减低,而工作成本却大大增加,这是任何一个员工都不想看到的。
  很多时候我们都在烦恼,为什么一天下来我只做了这么点事情?你为你的效率感到苦恼,甚至你怀疑你工作的能力。其实如果静下心来看看我们的办公桌,看看我们计算机里面的文件,你就会发现问题出在哪儿了。对,问题就出在这儿,我们的办公桌乱得不能够再乱,我们的计算机文件也是混乱不堪。这时候,我们应该整理一下自己的文件了。
  一日,一位老板心血来潮,想视察员工们的工作情况。于是,他不动声色地观察着员工们的工作状态。结果让老板大吃一惊,他发现每个人似乎都很忙,忙着在桌上乱翻自己的文件,忙着狂敲键盘,乱点文件夹,找到了的人欣喜一番,没有找到的人,一边皱着眉,一边自言自语:“在哪儿呢?我记得明明放在这儿的,怎么不见了呢?”老板看到这番景象,盛怒之下决定马上召开全体员工大会,在大会上宣布,把整理自己的文件作为一项能力来考核员工。规定执行以后,老板发现,整个公司的效率提高了一倍!
  可见,整理文件有多么重要!
  那么,我们先从自己的办公桌开始整理。你的办公桌都有哪些东西,哪些是私人物品,哪些是公司文件,你的包、你的水壶应该放哪里,这些你都应该搞清楚。尤其是你的文件,哪些常用,哪些不常用,哪些已经用完,哪些只用一半等都要分门别类,归档整理好。这样以后取的时候,就不至于手忙脚乱了。有些重要文件,一定要特殊保护,比如合同,不要放在桌子上,不要随便夹在书里,最好的办法就是放在文件夹里,然后放进抽屉里,这样就不会遗失了,要知道一份合同的遗失会给公司造成无法估量的损失。
  丁先生是一个很随便的人,办公桌上的文件到处乱放,一旦需要的时候要花很长时间才能够找到。一次公司老板和一个客户发生矛盾,客户违背自己的承诺,使得公司遭受巨大的损失。公司老板决定起诉客户,于是叫丁先生把合同找来。丁先生找了半天也没找到,最后不得不跟老板说,合同丢了。老板一听火冒三丈,这样重要的合同竟然丢了!老板当场把丁先生辞掉了。
  办公桌成了垃圾桶似乎是职场人士司空见惯的事情,成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处。这似乎显示一个人很忙,但其实是一种假象,如果你工作的时候办公桌乱点也许可以代表你在认真工作,但你下班了也不整理一下,第二天一大早桌子上还是混乱不堪,那就是你的态度问题了。
  整理好办公桌上的文件后,就该轮到整理计算机文件了。我们处于一个信息化的时代,你会发现,计算机里面的重要文件远比办公桌上的文件还要多。在计算机的内部,在计算机的桌面上,在“资源管理器”中,充斥着无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了计算机的性能和我们办公的效率,当许多人面临这个问题时,总会认为硬盘空间又不够了,计算机性能又不跟不上了,需要再换一台新的计算机了。事实上,我们真正需要的是坐下来,好好花时间将计算机里的文件真正管理起来,这样才会为自己日后省下更多的时间。

第5节:理好自己的文件(2)

  文件管理的最终目的就是方便保存和迅速提取,计算机里面的文件也是如此。为了达到这一目的,目前最理想的方法就是分类管理,从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立,我们都要根据自己的工作和生活需要,分为大大小小、多个层级的文件夹,建立合理的文件保存架构。此外,所有的文件、文件夹都要规范化地命名,并放在最合适的位置。这样,当我们需要什么文件时,就知道到哪里去寻找。实行这种方法也许开始并不是一件轻松的事,因为我们都习惯于随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。但只要我们稍微坚持一下,好的习惯就会养成,以后查找文件的时候就省时方便多了,也不用为丢失文件而烦恼了。
  以下几招可以使你轻松整理好你的电子文件:
  好好使用“我的文档”
  我们要好好利用“我的文档”的强大功能,桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中都能够很容易地找到它。我们可以利用“我的文档”中已有的目录,也可以创建自己的目录,将经常需要访问的文件存储在这里。“我的文档”存储在C盘,在重装系统时可能会存在误删除的问题,可以在非系统盘建立一个目录,然后右击桌面上“我的文档”,选择“属性”。在弹出的窗口中,单击目标文件夹下的“移动”按钮,将“我的文档”建立在C盘以外的分区中。如果重装系统,就不会丢失文件了。
  建立最适合自己的文件夹结构
  文件夹结构是文件管理系统的骨架,对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构,需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活都有所不同,接收到的信息也会有很大差异,因此分析自己的信息类别是建立适当结构的前提。比如,有相当多的自由撰稿人和编辑是以软件、硬件的类别建立文件夹的,而很多老师则以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。
  文件夹与文件的数目不宜多
  文件夹里的数目不应当过多,一个文件夹里面有40个以内的文件是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件,浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下,就得考虑存档、删除一些文件,或将此文件夹分为几个文件夹或建立一些子文件夹。另一方面,如果有的文件夹中文件数目长期只有少得可怜的几个文件,也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。
  文件和文件夹的命名
  为文件和文件夹取一个好名字至关重要,但什么是好名字,却没有固定的定义。一般以最短的词句描述此文件夹的类别和作用,能让你自己不需要打开就能知道文件的大概内容,就是好的名称。要为计算机中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则,这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时,肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松,但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时,相信你会坚持不懈地执行下去。此外,文件名要力求简短,虽然我们的系统可以支持长文件名,但长文件名会给我们的识别、浏览带来混乱。
  将待处理与已完成的文件分开存放
  不要把以前的文件和你正在处理的文件放在一起,如果一年前的邮件还和新邮件放在一起,那你将会浪费很多时间寻找文件。所以,要及时地处理过期的文件,该备份的备份,该删除的删除。清理之后,你会发觉你的计算机运转速度也快了许多。
  快捷方式有利于直接打开我们需要的文件
  如果我们经常要快速访问某一个文件比如写字板或者某一个应用软件,可以点击鼠标右键选择“创建快捷方式”,再将生成的快捷方式放置到你需要的地方。当然,当某些文件和文件夹不再需要经常访问时,你需要及时将某些快捷方式删除,以免过多的快捷方式占用了太多空间而影响计算机的运转速度。
  以上这六招,并不复杂,却能大大提高我们的工作效率,节省我们的时间。如果你现在就开始,那请首先拿出一张纸,明了你的信息类别,明确准备创建的文件夹个数与位置,还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则,然后按此规则将计算机中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作,而且要在以后操作中克服自己的陋习。也许开头会很难,也许规则会很繁琐,但相信过不了多久,你就能看到井井有条的文件与文件夹,并享受高效管理带来的快乐了。

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