部门很多人员每次都说头疼写这类文件,其实通常这类文件都是比较固定模式化的。因为岗位工作缘故,部门一些文件经常需要以公司文件形式撰写发布,我积累了一点点经验。另一方面,也常收到上级管理机构的发文通知,其中的模式也是个很好的参考。

尝试着总结一下框架和套路:

首先要向有关领导了解清楚,这个文件下发,有没有配套的具体工作安排,搞清楚这个,在公文中清楚表达了,其实就算完成了一大半。这个环节很重要,你自己揣测的情况往往与领导实际考虑有出入,一定要花费一点时间,详细问好,有时候领导也还没想明白,跟你讨论的过程中他也逐渐整理形成思路。

标题。肯定要明确这个公文的内容,是发布制度、工作通知还是什么,在标题上一般要给予体现。如:关于下发《xxxx管理办法》的通知、
关于开展2014年度xx工作的通知等。

紧接着,就是列示本通知面向的对象,是某个确定部门、还是某类范围的部门,这个地方用词要尽量准确能够覆盖。如:“各营业网点、公司营销部:”,

公文开头,介绍背景。一定要抓住两点:一个是此公文发布的目的,为了实现什么目标、达到什么要求,如果有什么制度作为依据一定要加上,会更有严肃性和参考;二是要提做了哪些方面的工作,这里要概况和简要。

接着,就是通知的主体。前面提到的与领导沟通工作要求内容在这里就体现了。

如果是下发制度和管理办法之类的,一般就该说明,特此发布《xx办法》,提出要求各部门(单位)学习,依照内容要求开展工作。有时需要规定一个日期要求提交工作反馈或检查情况。这类通知相对省事。

工作安排类的通知,接着就可以罗列一下有关的工作原则,这个可以网上找找别人的文件里,很多话都能放之四海而皆准,拿来就能用。

然后,对具体的工作安排情况,一定要整理清楚有条理性。可以依照不同的分类法,如:按部门分类、按时间段分类。将工作条目分类说明,这样让看到通知文件的人员能够对号入座,明了该做的工作内容,避免发生歧义造成失误。具体工作条目,要严格把握要素:时间、工作内容、人员范围,工作成果要求。一般为了工作沟通方便,往往会指定一个具体人员作为联系人,在文件中说明该联系人、联系方式。

然后就是“特此通知

可以“附 :  xxxx管理办法” 之类的附件
,然后把具体内容附件的形式放在后面就可以了。

发文单位,要弄对,是公司还是部门。

日期

一篇通知文件到此结束了。很简单吧,重要的是把握好核心工作内容。

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