21世纪,面对国内外众多企业的各种竞争,为了在激烈的竞争环境中存活下来,企业纷纷在营销模式、业务扩展、管理手段等方面进行提升改进。对于大型企业,会把信息化建设作为重点,提上企业改造的日程。但是对于规模较小或正处于快速发展阶段的中小型企业和初创公司而言,往往会忽视企业的现代化信息建设,而运用先进的企业管理系统,可以帮助这类企业改善工作环境、提高工作效率,增强企业的核心竞争力。

  当前的市场中,企业的企业文化,自我修养固然重要,但是如何借助管理软件达成工作和管理的目标,同样重要!看到这里很多管理者会说,不是没有信息化的打算,而是没有多余的资金,无法一次性的完成企业的信息化。那么我想说的是,企业的信息化建设不是一蹴而就的,而是需要我们一步一步合理的去打造的。

  下面我们就先来了解企业管理的三大要素是什么,然后根据基于这三大要素所发生的状况而逐步的去建设属于自己的信息化。

企业管理三大要素

  一个企业的规划决策,规模壮大,一定离不开对人力的管理;

  一个企业的收入支出,盈利亏损,一定离不开对财务的管理;

  一个企业的品牌推广,人气聚集,一定离不开对客户的管理。

  然而无论将来人工智能如何发展,这些要素也会始终存在,并在企业管理中占据着重要的作用。

信息化前企业状况

人事部

HR:上个月小王请假了一次,迟到两次,这月的薪资得对应扣下去;小李加班2天,请假2天,把加班和请假要抵扣;小刘涨工资了,这月应该按照这个标准算,我的记录下,最后剩….

工资发下去半小时后…

小李:我上个月出差两次,报销的费用不对啊!

小王:我上个月只迟到了一次,那次是小刘迟到,你怎么算到我身上了?

HR:对不起,我重新核对一下…实在抱歉,我现在就联系财务补上对应的工资。

同一时间的财务部

财务部

铃铃铃~~~~

HR:上个月有三名员工的薪资计算错误了,需要对应的补一些和扣一些工资

会计:都有谁,我在名单上查一下,这次确认没有错误了吗?

领导:你把上个月的收入和开销整理成表格给我拿到办公室。

会计:经理,稍等一下,这边出现了点差错,我一会整理后给您拿过去。

2个小时后…

领导:怎么这么久才整理好?这个报表不太对啊,上个月的最后利润怎么这么少,是不是整理错了?

会计:上个月我们不是采购了一批货物吗…您可以和采购部核对一下

销售部

小李:今天怎么又加班了?

小白:我把这几天本上跟进的客户情况记录下,省的回头本找不到就完蛋了,顺便把拜访次数情况等整理一下,回头和主管汇报

小陈:啊,谁来救救我

众人:怎么了?

小陈:很久前联系过一个有意向的客户,今天联系我,要购买我们的产品,当时记录的资料本找不到了,客户的情况和关键人有点记不清了

众人:…..

经理室

营销部和采购部的周汇报怎么还没交上来?真不知道他们一天天都在干什么,效率这么低…

相信这种现象可以引起很多企业的共鸣,纸质化的办公的确会使员工的工作效率和准确度大打折扣,痛苦的不只是员工,还有领导。

解决状况的信息化

人事部

  人力资源管理系统是企业应该具备的信息化系统之一,对于人员不是很复杂的企业,信息化中具备考勤、基本信息、薪酬计算、请假管理、加班管理等功能就可以了,员工每天自己进行签到、签退,请假申请加班申请都可以自己在系统上进行,到时候只需要领导审批就可以,之后可以通过系统中的考勤统计、请假申请、加班申请等自动计算出员工最后的薪资。

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财务部

  财务管理系统或费用报销管理系统也是企业应该具备的信息化系统之一,使用财务软件可以根据会计录入的凭证,自动生成财务报表,会计不用再自己编写报表,账簿。也可以批量打印凭证,财务报表;费用报销管理,可以导出员工填写的费用报销和出差报销,便于会计去计算每个人的报销钱数,减少出错率。

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销售部

  客户关系管理系统同样为企业应该具备的信息化系统之一,
系统中以客户为中心,根据“销售漏斗”的概念,顶部是有购买需求的潜在用户,漏斗的上部是将本企业产品列入候选清单的客户,或者成为谈判阶段的客户,漏斗的中部对应的是正在报价或者提供样品阶段的客户,漏斗的下部是已经下定单的用户。销售们可以把自己的客户录入系统,根据自身情况去拜访联系,有需求的客户继续跟进促成订单,暂无需求的客户暂入商机库,后续有需求可以随时调出来查看情况,避免客户资源丢失,失联尴尬情况。一般都管理系统中都存在着几个基本模块,如下:

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经理室

  对于企业的管理者和员工来说工作管理系统是必不可少的,工作管理主要用来记录/规划日工作内容、周工作内容,一方面可以充分挖掘员工的思考能力,另一方面可以调动工作的积极性;对于公司领导,可以随时对员工的工作进行审查,实时对工作内容进行把控。

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  分析到这里,相信大家心里已经对信息化建设有了一定的概念,对于信息化系统效果还是存在疑虑的企业,笔者这里有个建议,现在开源免费的系统也有很多,大家可以尝试去搜索一些开源的系统安装使用一下。如果真的对企业管理有所帮助,那何乐而不为呢?

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