你有没有在工作中遇到过这些情况:跟同事沟通工作,费了很大劲解释,但对方还是不明白?跨部门合作的时候,需求和进展往往表达不清?甚至还有这样的反馈——

职场中如果不能有效沟通、带有情绪化表达,轻则影响工作进度,重则造成工作失误,甚至伤及同事间的感情。

所谓有效沟通,先决条件之一是和谐的气氛。情绪化的表达,很容易令人失去理性和基本的判断力,让简单的事情复杂化。

这种时候如果还要继续沟通下去,不仅非常低效,而且容易火上浇油,造成日后沟通不畅的恶性循环。

每个人都有发表意见的权利,但你需要理解他说话的动机,用empathy(同理心)去理解对方,然后再进行有效的沟通。

职场沟通与普通社交的不同点在于:更注重沟通效率,需要简单、明确、高效、无误地传达信息,达成信息同步,推进项目进展。

这就需要我们除了在表达中传达友善的信息,还要运用各种沟通技巧,突出交流重点,增强话语的说服力,从而与对方更好地合作,得到更理想的工作成果。

那么,如何避免情绪激化,优雅而高效地进行沟通?

我们总结了3个经典又实用的管理理论,可以直接应用在职场沟通上,无论是在口头还是书面沟通方面,都可以助你在短时间内提高沟通效率。

01.麦肯锡30秒电梯理论

麦肯锡公司要求员工:必须具备在30秒的时间内向客户介绍方案的能力,凡事要在最短时间内表述清楚,直奔主题和结果。

因为一般情况下,人们最多记得住1、2、3,记不住4、5、6,所以凡事最好归纳在3条以内。简单来说就是抓住重点,聚焦在明确的目标上,以提高沟通效率。

尤其在与上级领导沟通时,表达一要易于接收,二要短小精悍,三要提炼观点。具体可以参照以下步骤:

分析:可以提出一些共识,引出后面的核心观点。

归纳:用一句话说出核心观点。

证明:结合事实和数据,证明核心观点。

总结:总结观点,并随机应变进行答复。

02.金字塔原则

金字塔原则是一项层次性、结构化的思考和沟通技巧,也可以用于结构化的写作过程。这一思考过程还用到了归纳和演绎的推理。简单来说就是结论先行,以上统下,先说中心思想,再分解为问题,向前推演。

观点表述的次序可以用SCQA架构,即“情境(Situation)、冲突(Complication)、问题(Question)、答案(Answer)”来确定。

情境:说明事件的背景。

冲突:说明在此背景下产生的矛盾。

问题:提出问题,即等待解决的矛盾。

答案:给出相应的解决方案。

03.5W2H分析法

5W2H法简单方便,易于理解和使用,被广泛用于企业管理和技术活动,有助于弥补考虑问题的疏漏。

著名的《沟通圣经》一书中曾经提到过沟通需要注意的5个方面,即原因(目的)、对象、时间和地点、内容、方式(语气和风格)。其实这就是类似5W2H框架的一种运用——为什么(Why)、何人做(Who)、何时(When)、何地(Where)、做什么(What)、做多少(How
much)及如何做(How)

具体到内容方面,确定沟通顺序的方法主要有下面几种,可以根据自己的需要采用:

时间循序:按事件出现顺序排序的常用方法。

空间顺序:按空间呈现信息,如从北到南,从上到下等等。

重要性顺序:根据重要性递减/递增排序,先说最重要或最不重要的信息。

复杂性递增顺序:先提简单信息,再渐进到复杂信息。

熟悉度递减法:从“已知”渐进到“未知”信息。

因果关系:先说明原因,再说明结果。

按照主题:按主题逐项说明,适合无明显逻辑关联的信息。

另外,还需要考虑到不同的人有不同的性格特点,不妨在与同事交流前,用DISC进行性格分析,掌握对方更多信息,再采取适当的语气和方法进行沟通,也能起到事半功倍的作用。

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