常见的企业管理问题有很多,比如:

  • 许多公司或“铁腕”专制,或“好心”民主,但都只实现了部分的效率。
  • 经理人花了很多时间进行管理,公司却还是无法高效运作,更不要说实现公司和员工的双赢。
  • 大部分组织里,员工常常不知道自己应该做什么,也没有人愿意费力告诉他他应该做什么,他也不知道怎样做算是做好。
  • 员工工作时兴奋不起来,积极性差,工作动力是“避免受罚”,能少一事是一事。

那么,如何做出最有价值的工作成果,又能对自己、公司、同事感到满意?如何与其他人实现最佳的合作?如何很好地管理自己和下属,从而让公司和员工实现双赢?如何培养有成功潜力的人?
本文叙述了最简单的管理方法:一分钟管理(包括一分钟目标,一分钟赞美,和一分钟批评),及如何正确地开会,如何引导下属解决问题等方法。

先来一张图.jpg

一、如何正确地开会?

明确开会的目的:为了得到结果。
开会的好处:能实现约束力,提高效率。

各角色的作用:

(一)Employee

任务:需要对上一周完成的工作进行总结和分析,包括成果、问题,以及仍需完成的事情。
例如:Clean的每日早会的汇报内容:昨天做了什么,遇到什么问题,下一步要做什么

(二)leader:

任务:
** 1.在旁边听他们说,之后会制定下一周的计划和工作策略。**
** 2.既关心人也关心结果,这两者密不可分。**
分析:
A.自我感觉良好的人,才能做出优秀的业绩。所以帮助别人获得良好的自我感觉,是提高效率的关键(而组织的目的就是实现效率)。
B.效率必须兼顾数量和质量。而要在这两个方面都得到出色的结果,最好的办法就是通过人来完成。

** 3.不替别人做决定,而是让别人自己做决定。**
下属做决定时,从不插手。让他们自己想出解决办法,作为leader的你,只做引导(因为一般人只对自己的决定感兴趣)。
** 4.只针对重要的事情提简短的问题,只阐述简单的道理。**

二、如何用很少的时间,就能从下属那里得到出色的结果?(一分钟目标)

作为leader,需要:

1.明确工作任务安排

在工作刚开始的时候,花一些时间跟下属碰面,为他设定一分钟目标,将工作任务和责任交代得清清楚楚。
好处:一切任务都很清楚,避免员工会错意,提交了不合适的工作结果,影响他自己和公司的效率。

2.就你的目标达成一致意见

A.形成一张纸的目标描述(策略卡片)

无论是leader下达的任务还是我们讨论后决定要做的事,都会把它化为目标写在一张纸上(用不超过250字来描述你的每个目标,并写在一张纸上)。写好目标后,两人各一份。

** Tips:只写最重要的目标和任务,而不是工作的方方面面。**
鉴于二八法则(你得到的80%真正重要的成功都来自于你20%的目标),只对那20%关键任务设定一分钟目标。所以,具体的项目里可能只有3-6个关键的工作目标。
(否则写太多被收藏起来,只有在进行来年目标设定、当年工作表现评估或类似的事情时,才拿出来看一眼,就没什么用。)

B.反复温习目标,将之与自己的行为进行对比

反复温习对学习新东西非常重要。
反复读你的目标,每次用大约一分钟时间;每天不时地用一分钟时间审视自己的表现。看看自己的行为是否与目标一致。

注意:无论是对成功者还是有成功潜力的人,设定一分钟目标都是提高工作效率的一个基本工具。

3.明确“好的工作表现”的标准

**
明确结果衡量标准:让下属明白“怎样的表现是好的”,告诉他们你期望得到的结果。**
好处:每个人从一开始就知道要得到怎样的结果;员工也能根据目标来定期检查工作进度。

** 错误案例**
:leader布置任务时不想费力解释清楚“想让他们完成什么工作”,他们假设下属知道这些。因此员工不清楚做得好的标准,不知道目标在哪里,做事缺乏方向,提交的报告不尽如人意(公司运作低效),又受到批评(负面反馈);恶性循环,积极性下降。

事实上,员工需要标杆。只有当你和你的下属都清楚他们有哪些任务,以及如何有效地完成这些任务,他们的工作才能做好,而你才有可能成为高效的经理人。

Cynthia:
映射到自己的工作中:**
接受boss任务时,需要明确对方想要的结果是什么,目标和期望值是什么。**

三、如何引导下属自己解决问题?

授人以鱼,引导下属自己解决问题。
当下属说自己发现了一个问题不知道如何解决时,leader表示:“很好,我们请你来就是为了解决这个问题的。”“你未来的目标之一就是发现和解决你在工作中遇到的问题。”

但是,对新来的人,leader可以适度提供一些具体建议,引导其学习。
(Cynthia:很像Clean开始培养我独立解决问题时说的话,有木有?)

当他人(尤其是下属)向你提出他遇到的问题,问你如何解决时,你应该这么问:

** A.发生了什么?(从“可观察、可测量”的角度描述)**
** B.你希望的结果是什么?(目标)**
(如果你自己都不知道希望得到什么样的结果,你就是在浪费对方的时间。——我想起了Clean在帮我解决IU酒店毁约问题时,当时就问了我自己想要什么样的结果。明确目标以后,再考虑解决方案。)
如果你说不出你希望的情形,那你就还没有真正发现问题,只是在抱怨而已。——只有现实情况与你希望的情况有出入的时候,问题才可能存在。
** C.说说是什么导致了理想和现实之间的差距。**
** D.对这件事你打算怎么做?**
**
E.如果做了它,能达到你所期望的结果吗?(等下属回答后反问)如果不能,就不是一个很好的解决方案。**
不断引导对方自己思考,如何解决。让他自己想到问题的解决方案。
**
F.在他得出结论后,告诉他:“是你自己解决了问题,我只是问了你几个问题而已。这些问题你自己也能问。”**
“现在,你走吧,用你自己的时间去解决你的问题,别再占用我的时间了”(告诉他方法,而不是答案)。
——用这样的方式去向下属展示解决问题的方法,这样他以后就能自己处理事情了。

Cynthia:

** 1.作为一个员工,遇到问题应该自己主动提供解决方案。**
在向leader汇报自己遇到问题的同时,最好提供自己的解决方案,再问这样解决是否合适。这样的好处是:A.体现出你的积极努力。B.他请你来就是解决问题,而不是制造麻烦的。C.leader也是人,也不一定什么都会。
** 2.知其然,还要知其所以然。**
你越清楚一个方法为什么有效,就越乐于去应用它;同样,指导他人时,除了让他知道怎么做,也要让他知道为什么。

四、如何对待新来的、或是刚刚接受了一个新项目和新职位的员工?(一分钟称赞)

(一)如何进行一分钟称赞?

1.leader在员工刚来的时候,就预先告诉他,会对他做出工作评价:

A.希望你能够成功,并且成为公司的骨干,同时也能从自己的工作中得到乐趣。
(给予期待,以人为本,关注员工的发展)
B.因此,我会坦白地对你的工作(业绩)给出评价(让你知道自己的工作做得好还是不好),这样你就更容易把工作做好。
(提前打预防针,无论是称赞,还是批评,我会评价你,希望你把事情做好)
C.警告员工,在开始时,这样做可能会让我们俩都感觉不舒服。不过我向你保证,这方面的反馈信息会对你有很大帮助。

2.总是去发现人们做对了什么。及时对他们进行称赞,告诉他们对在哪里(具体):

A.关注和关心员工:跟他一起设定好一分钟目标后,一直和他保持密切的联系——仔细观察员工的行动,或要求员工对任务的每一点进展都做下详细的记录,然后拿来给我看。
B.及时称赞。一旦发现员工做对了事情,就会过来交流一下,明确告诉他这件事对在哪里(要说得非常具体),跟你说这件事让我感到多么高兴,对整个团队和其他同事又会有多么大的帮助(通常是拍拍肩膀或简单而友好地接触一下)

3.暂停一分钟,让他们静静地“体会”你的开心。

4.鼓励他们以后继续这样做。

5.跟他们握手,或用其他举动向他们表明,你会支持他们获得成功。

以此来表达对员工的关心,希望他有好的发展,帮助他们充分发挥潜能。

特别地,如果经验不足的新手没有取得很好的成绩(即没有做到你想让他们做的事):

我们也不该惩罚他们,而是需要回到一分钟目标设定,确保他们明白自己应该做什么,以及什么才是好的工作表现。等重新设定好一分钟目标以后,再继续努力发现他们基本做对的事情。在开始的时候,需要不断努力创造机会,来对新人进行一分钟称赞。

类似于训练鸽子的方法:循序渐进的小目标设定——训练——给予奖励。训练海豚,教小孩走路也一样。

同理,训练员工完成一项新任务的关键就是:在一开始的时候帮助他们大概做对,观察并及时反馈、赞美他们,逐渐引导他们做得越来越完美。

Cynthia:与人相处也是一样,让人感觉好相处的一个办法,是发现他人优点,真诚地赞美他人。

(二)一分钟称赞可以达到什么效果?

对于leader:

1.你的下属越成功,你在组织里的地位就越高。
2.培养好你的接班人,你才有可能继续升职。
3.有效的称赞很简短(常常不到一分钟),但足以让员工再次明白,你跟他站在一边。

对于Employee:

1.感觉很好。我刚刚做对了一件事,就得到了称赞。
2.他对我的称赞是真心的,而且对我做的事情很熟悉。因为他能具体说出我对在哪里。
3.说明他很可靠。(他面对我的时候,只针对我的情况做出表现,而不是他自己当时的状况。他不会让他自己别的不顺利的事情影响到我这件事。——说明其情绪管理能力强)
4.“人有意识,有自己的想法,不愿被人操纵。”、“我们在寻找让自己感觉好的东西的同时,又在回避那些让自己不舒服的东西。”“人都喜欢得到称赞。”记住并尊重这些点。这是出色管理的关键所在。

(三)常见错误案例有哪些?

1.错误案例1:
有些经理平时不对员工进行称赞,而是习惯批评员工,挑员工的错;有些经理迷恋“工作表现评估”,不告诉下属工作要求,应该做什么,只会让下属去挣扎,然后在他们工作没有达到期望的标准时,对他们进行恶意进攻。这样一来,经理就会显得很了不起(否则,如果给每个人打高分,你的上级会认为你是个容易蒙骗的人,根本分不清工作表现的优劣)。在大多数组织中,为了让自己看起来是个好的经理人,他们就不得不从下属身上挑毛病。
(Cynthia:何必呢?一种自以为是的优越感。)
**
事实上,人们行动的最大动力来自于结果的反馈。反馈使我们保持前进。正确做法是:设定目标,并清晰告诉下属任务计划和你期望的结果,过程中及时反馈。**

2.错误案例2 :
大多数经理人都会一直等到下属把一件事情做得真正漂亮的时候,才会称赞他们。结果很多人无法发挥出自己的潜力,取得最好的成绩。因为他们的经理在领进门以后就放任不管了,不仅没有发现其做对了什么,还总在挑他们的错——总是留意他们在哪些事情上没有达到期望的标准,时不时打击他们,希望他们更加努力(“放任—打击”的错误方式)。
**
我们常常就是这样对待没有经验的新人。把一个人放到一边,希望他自己做出优秀的成绩,而一旦发现他没有达到你期望的标准,就毫不留情地打击他。**
结果,那些经常受打击的人总会尽量少做事情。这就是大部分公司的问题所在。——如果你用惩罚的方式来对待那些缺乏信心或没有经验的员工,就会得到这样的结果。

类似的有:被训练的鸽子,没走对路线时,不断受到惩罚,但又不知道怎样做才是正确的,这样一段时间后,它就会钻到箱子的角落里,一动也不肯动了。对于它来说,周围环境充满了恶意,根本就不值得去冒险。

五、发现有经验的人做错事之后,该怎么办?

(一)角色分析

对于leader:

不需要经常出现在老员工周围了,leader可以通过其他途径知道员工在工作中的哪些表现值得称赞;只有在老员工犯了一个明显的错误时,才会花时间跟他碰面。

对于工作多年的Employee,

1.在公司工作多年,清楚公司里里外外——因此没必要跟leader一起设定一分钟目标。通常是自己写出目标,然后交给leader。
2.非常喜欢自己的工作,大多数情况下会慢慢开始留意自己做对了哪些事情,然后进行自我称赞了。甚至,做了特别漂亮的事,员工可能会主动要求leader称赞自己。
(事实上,如果你自己都不称赞自己,那还有谁会这样做呢?)
3.因为不知道leader什么时候可能再跳出来对自己称赞一番,这种期待足以让员工在leader不在周围的时候,有动力坚持好好干(产生了自我驱动力)。

**
总结:和能力很强的人在一起时,你不用时时留意他做对了什么,因为业绩优秀的人很擅长发现自己做对了哪些事情,并能对这些正确的行为进行强化。**

(二)如果对一切都轻车熟路的员工犯错了,leader需要如何管理?(一分钟批评)

leader需要很快会有所反应,进行一分钟批评:

批评的前半部分:

** 1.在事情发生后立刻批评:跟员工确认事实+明确指出他错在哪里**
拍拍员工的肩膀,或走到他的办公桌旁(脸上没有笑意),注视着他的眼睛,向其确认事实,并明确告诉他这件事错在哪里;说事情具体化(证明leader不是毫无依据地泛泛而谈,而员工也不可能马马虎虎糊弄过去)。
注意:在批评别人的某种行为之前,你自己必须了解这种行为。你不能指望别人替你做判断,也绝对不能光凭“道听途说”就批评别人。
**
2.告诉他们,这件事带给我怎样的感受(生气、心烦、难过等,要说得非常明确)**
** 3.沉默一小会,让他们深刻体会到你的感受(30s)**

批评的后半部分:

**
1.和他们握手,或用其他行动,让他们知道你真诚地站在他们这一边。提醒他们你对他们有多么器重。(如,多么爱ta。这也是我生气的原因所在)**
**
2.对人进行称赞。再次肯定地告诉他们,他们自身还是很好、很有价值的人。(只是在这件事上做得不好)**
** 3.批评完了,事情就过去了。**
例如:直视员工的眼睛,告诉他,“我一向觉得你的工作能力很强。我之所以生气,只有一个原因。那就是出于对你的尊重。”“我知道你在这件事上的表现,根本不是你的一贯水准。”“我多么希望跟你再次碰面,只要不是因为你再次犯同样的错误。”
一分钟批评不会持续很长时间,但是你绝对不会忘记它,而且一般情况下也不会再犯同样的错误。

(三)一分钟批评为什么有效?

1.一分钟批评的目的是“消除错误行为,保留有价值的人”(所以批评的后半部分有“对人的称赞”)。

2.对事不对人,指责的是他的行为,不是人。

首先,批评时对事不对人,不对员工进行人身攻击,也不会贬低他们个人所具有的价值。由于人格没有受到伤害,他们也就没有必要为自己申辩,想方设法给自己找借口,或是把责任推到其他人身上。
其次,显得leader做事公平,很可靠,让人安心。

在管理人的时候,把一个人的行为和他本人的价值区分开来,多么重要。因为作为leader,你管理的是人,而不仅仅是他们最近的行为。而管理中最关键的就是人,人可以约束自己的行为。——
一分钟批评背后包含着很多“对人的关怀和尊重”,如果你真正关心你批评的人,那么一分钟批评就会非常有效。

3.“先批评,再称赞”,而不是“先称赞,再批评”。
先对人们的错误行为进行严厉的批评,再对他们本人进行支持和鼓励,就能收到很好的效果。反之,收不到很好的效果。
(也就是先做坏人,再做好人!)

4.是否进行身体接触?
身体接触可以传达一种很有力的信息;它是很诚实的交流方式。
在进行身体接触的时候,人们立刻就会感受到你究竟是真的关心他们,还是在试图寻找新方法来操纵他们。
建议不要轻易与人进行身体接触。**
除非你跟对方很熟,又很想帮助他在工作上取得成功**
(也就是说你站在他这一边),那么身体接触就很重要。但是如果对方对这一点有所怀疑,你再跟他进行身体接触就不合适了。因为人们对身体接触都很敏感,需要在这方面彼此尊重。
** 对于身体接触,有一个很简单的规则:不能有任何索取。**
只有在你要给予你的下属某种东西(肯定、支持、鼓励,或者其他任何东西)的时候,才能与他们进行身体接触。

5.没有人觉得自己受到了操纵或威胁,因为大家知道自己在做什么,以及为什么这样做。
一分钟管理不同于操纵,操纵是让人们无意识地去做事,或者去做那些他们不赞成的事。但是,一分钟管理让人们清楚地知道你正在做什么,以及为什么这样做,这是非常重要的。
真诚待人,才能形成有效的沟通和合作。一分钟管理之所以有效,是因为leader真心地关心下属。
注意:有的时候,你必须表现得严厉,才是真正关心别人。毫不留情对待那些不好的工作表现——但只是就事论事,不凶巴巴对人。

6.你在为谁工作?为自己
从没有人真正为别人工作,leader只是帮助人们更好地工作,同时也通过他们的工作使我们的公司受益。

7.人们都需要与关心自己的人发生联系——以让自己作为一个人的价值得到肯定。
人们也需要实事求是的对待,在自己犯错的时候,有关心自己的人立刻向自己指出。

例如:家庭教育中,家长要与孩子进行身体上的接触(把手放到其肩上,或将他抱在怀里),之后明确告诉孩子,他做错了什么,以及这件事带给我的感受——这一点必须说得非常明白。最后,深吸一口气,停下几秒钟,让孩子安静地体会家长的感受。接着,家长还要告诉孩子,他对自己是多么珍贵,多么重要。

8.经理人挑选下属,有2种选择:
** A.雇佣成功者**
(这些人很难找,且开价很高;和一个成功者一起工作,只要跟他设定好一分钟目标就可以了,其他的事情她会自己搞定);
** B.雇佣有成功潜力的人,然后通过系统的训练把他们培养为成功者。**
但是你会惊讶地发现,竟然有那么多经理人既不愿高薪聘用成功者,又不肯花时间培养那些有成功潜力的人。那就只能祈求老天保佑“希望这个人能完成这项工作”了。

事实上,**
最好的投资,就是把时间花在人的身上,吸引员工和帮助员工发展。工作既然是由人完成的,那么理应对人进行投资。**

9.把一个人工作表现不良的意见一点一滴积存起来可不好。
经理人如果能及时提出自己的意见,就可以一个个处理那些错误,而受到批评的人也不会觉得那么难以接受,他们会认真倾听(因此,评估工作表现应该是个持续的过程,而不是一年只进行一次)。
**
一分钟批评之所以有效,一个重要因素是:它所提供的反馈信息是即时的(也就是说一旦发现,需要立刻批评)。**
接受批评的人能够听进去反馈信息——因为leader每次只针对一个行为进行批评的时候,就会让人感觉更公平,也更明确。
只有错误得到及时纠正,一分钟批评才会对下属以后的行为产生很大的指导意义。

(四)常见错误

1.常见错误1:
大多数经理人都喜欢把下属的错误记下来,积攒到一起,然后跟他们算总账(也就是说,下属刚犯错的时候他们缄口不言,到了评估工作表现或者自己某天心情不好时,才会觉得下属们犯错太多让人无法忍受,于是一股脑新账旧账翻出来,历数过去几个星期几个月甚至更长时间里做错的各种事情)。结果,两人要么互相大声指责对方的不是,要么一言不发在心里怨恨对方,而接受批评的人也并没有认真听自己究竟做错了什么。(这与“放任—打击”的管理方式如出一辙)

2.常见错误2:
经理人在批评下属时,常常会把矛头指向对方自身。非常不好!应该对事不对人。消除错误行为,保留有价值的人。
Cynthia:谈恋爱也是一样哟!有问题马上解决,不要积存后爆发,否则既显得小肚鸡肠又容易产生重大矛盾。我和付每次吵架,2小时内必定要解决。

Cynthia:
** 1.作为员工,不要犯同样的错误;**
** 2.不要让leader重复自己说过的话;**
**
3.做错事之后自嘲一下是非常有好处的,周围的人都会感受到积极的影响;**

六、简单而真诚地分享这些诀窍

**
1.问下属是否愿意接受一位一分钟经理人的管理,并坦白承认自己有时也可能会做得不尽如人意。**
完成这些事是非常重要的。让他们感受到“你一开始就是真诚地与他们站在一起”的。

** 2.简单而真诚地分享知识,让下属也学会这些方法。**
这样不仅节省自己时间,也让自己的工作更加轻松,整个公司的效率都能提高(用更少的时间取得更好的成绩,有时间思考和计划如何为公司提供必要的帮助,有时间去锻炼,让身体保持健康状态,也不用像其他经理人那样每天承受巨大的身心压力;平衡好生活)。

** 3.不必等到对一分钟管理驾轻就熟的时候才开始付诸实践。**

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